Содержание статьи:
О делопроизводстве
Вести правильно делопроизводство стало наиболее актуальным в современном обществе, так как от этого зависит не только, чтобы какой-либо документ был найден вовремя, но и авторитет организации находится на высоком уровне. Эта важная часть, составляющая канцелярские дела не такая уж и простая, как это кажется с первого взгляда. Безусловно, этим важным делом должен заниматься специалист.
Подготовка документов для подшивки
В любой организации ведется архивное дело, куда складываются документы на хранение. Для того чтобы учесть все ли бумаги на месте важно правильно вести процедуру их регистрации. В специально заведенных
журналах должны отражаться номера входящих и исходящих писем, документов или каких – либо других ценных бумаг. Соответственно нужно сделать сверку наличия всех имеющихся на предприятии или его подразделении документы. В случае, если все бумаги на месте, то их следует аккуратно пронумеровать. Номера листов проставляют обычно в верхнем паров углу карандашом, разумеется, на свободном поле. Различные фотоматериалы, чертежи, схемы пронумеровываются в верхнем поле левого угла. Бывают документы, выполненные на больших форматах, к примеру, А0, А1, А2, А3 при нумерации их разворачивают и точно также проставляют карандашом номера страниц в правом верхнем углу. Быть может в одном письме документов заложено несколько, в этом случае на конверте указывается количество вложенных документов с их поименной описью.
Подготовка инструментов и материалов для сшивания
Выполнить толстую подшивку документации также непросто. Инструменты для прошивания толстых слоев бумаги должны быть под рукой. Можно использовать шило, толстую иглу или дырокол. Хотя это все устарело. Во многих организациях имеются небольшие сверлильные станки, диаметр сверл достаточно небольшой. В подобном оборудования имеются все необходимые для зажима приспособления, что значительно облегчает труды. Единственно, что должен соблюдать делопроизводитель – это технику безопасности, а именно, пользоваться защитным экраном или щитком, закрывающим все лицо, что бы мелкие частицы бумаги не повредили глаза или кожу лица. Если применять для прокалывания документов шило, то перед началом работы нужно осмотреть его на отсутствие сколов, трещин, или иных повреждений. Этот инструмент должен иметь ручку, за которую удобно взяться. Нитки для сшивания лучше подойдут толстые хлопчатобумажные, но можно использовать и синтетические. Иглы используются толстые с большими и длинными ушками.
Процесс сшивания документов
Документы аккуратно складываем, начиная с первой по последнюю страницу. На первой странице в левом чистом поле делаем разметку. Делим это поле вдоль пополам, затем отмечаем на этой линии середину, от
которой вправо и влево откладываем по три сантиметра и отмечаем их месторасположение. Затем начинаем выполнять отверстия для непосредственной прошивки. Отрезаем нитку нужно длины, при этом узелок не нужен. Начинаем прошивать документы снизу до верхней страницы и оставляем хвостик нитки, чтобы его длина составила две толщины прошиваемых документов и 10 сантиметров дополнительно. С противоположной стороны делаем точно также, при этом используем эту же нитку. Затем концы оставшихся на первой странице ниток поочередно с помощью иглы протаскиваем через центральную отметку. Всего эту операцию проделываем дважды. С нижней стороны прошитых документов делаем узелок и наклеиваем концы нитей к бумаге с помощью кальки, на которую предварительно ставим свою подпись и дату, а также количество прошнурованных листов. Затем наносим канцелярский клей на приклеенный листок.
