Содержание статьи:
Сейчас подготовить какое-либо мероприятие – это не просто водить хоровод вокруг елки. Люди в XXI веке избалованы и телевидением, и живыми концертами артистов. Да что уж говорить, если любой довольно обеспеченный бизнесмен может позволить себе пригласить любую «звезду» на День рождения.
Арт-агентство
Если бюджет вашего мероприятия позволяет, то можно обратиться за помощью к специалистам в области организации праздников. Такие фирмы имеют в своем распоряжении базы данных ведущих, артистов, через них можно пригласить для выступления любой шоу-балет или даже хор, уже не говоря о различных фокусниках и файер-шоу. Все чего душе угодно, лишь бы денег хватило. А если финансирование небольшое, то придется взять дело в свои руки, но перед этим все спланировать.
Место проведения
Когда тематика и контингент концерта определен, нужно выбрать зал, площадку, стадион или другие объекты, куда придут люди и смогут насладиться вашим действом. Перед встречей с дирекцией выбранного места проведения подготовьте и напишите «план обеспечения». Внесите в него все нужные вам пункты: от мыла в умывальнике до одежды сцены. Постарайтесь задействовать в свое мероприятие людей из числа работающих в этом же месте. Это создаст более лояльное отношение к вам.
Звук и свет
Зачастую концертные залы все это уже имеют, и за техническое обеспечение концерта с администрацией можно договориться. Для пустого помещения звук и свет придется арендовать. Обращайте внимание на то, что для танцевальных номеров количество и качество звука не принципиально, а для вокалистов это очень важный момент.
Билеты и приглашения
Обязательно напечатайте красивые билеты и приглашения. Зритель на это очень обращает внимание. Можно задействовать обратную сторону билета под рекламные материалы спонсоров или меценатов. Сделайте так, чтобы у билета отрывался корешок (т.е. закажите у полиграфистов перфорацию), некоторые хранят их после посещения концертов.
Реклама и полиграфия
У художников или в типографии закажите большую афишу, сделайте маленькие (формата А4 или А3), можно напечатать листовки (А6 формата), а лучше флаеры. Если выбираете последний вид рекламы, то укажите скидку, которую получит обладатель флаера при покупке билета. Афиши можно расклеить. Только, чтобы избежать нареканий со стороны жителей города, делайте это на специально отведенных местах (доски, стенды, тумбы для объявлений). Если вешаете рекламу не на специально отведенное место (дерево, забор), используйте лучше скотч вместо клея.
В афише обязательно должны быть указаны:
1) дата;
2) время;
3) место;
4) название мероприятия;
5) контакты организаторов;
6) вход (бесплатно или по билетам).
Дату, время и название пишите крупным шрифтом.
В афише желательно, но не обязательно указывать:
1) артистов;
2) спонсоров и меценатов;
3) длительность мероприятия;
4) стоимость билета.
Для «раскрутки» концерта хорошо подойдут бесплатные информационные сайты и социальные сети (ВКонтакте, Facebook и многие другие). Например, на интернет-ресурсе «ВКонтакте» можно создать группу или событие и пригласить через поиск заинтересованных лиц. Социальные сети, в последнее время, набирают все больше популярности, и ряд организаторов того или иного мероприятия используют для привлечения зрителя только такой вид рекламы. Ведь на таких сайтах, можно не только размещать фото-, видеоматериалы, но и общаться с будущими участниками и зрителями.
Участники
Артистов приглашайте и подбирайте согласно выбранной тематике. Учитывайте возраст аудитории: если бабушки и дедушки с удовольствием посмотрят «танец маленьких утят», то подросткам интереснее будет современное искусство. Сейчас на сцену выходит спорт, создавая «театр карате» или любого другого боевого искусства. Имеет, 
кстати, огромную популярность у зрителя.
Немаловажная деталь для танцевальных коллективов – покрытие площадки для выступления. Артисты балета не смогут выступить на асфальте, равно как и ансамблям бального танца не подойдет покрытие из травы.
Размеры места для выступления артистов тоже играют немаловажную роль. Если это сцена, измерьте ее. На маленькой площади поместится небольшое количество танцоров. Зачастую, эти данные всегда интересуют руководителей ансамблей. Для стадиона же нужно привлечь большое количество выступающих. Расположенность, например, сцены по отношению к зрителю учитывается при подборе концертных номеров. Вокальные коллективы будет слышно и за километр, а вот танцоров желательно видеть вблизи.
Финансовые вопросы
Обязательно составьте смету. Вносите в нее все пункты, вне зависимости от того есть на них расход или нет дохода. При проведении дальнейших мероприятий вам не придется составлять ее заново, а только немного корректировать. Для удобного автоматического подсчета затрат и прибыли (если планируете платный вход или доход от рекламы) подойдет программа Microsoft Office Excel.
Гонорары у каждого участника разные, иногда выступление Народного артиста может стоить дешевле молодой, но прилично «раскрученной звезды». Нет ограничений ни в цене вопроса, ни в выборе валюты. Договариваться придется с каждым отдельно. Некоторые творческие люди, узнавая какого рода мероприятие, могут делать скидки или же и вовсе бесплатно выступить. В начале разговора всегда коротко опишите будущее действо, а уже после договаривайтесь об участии.
Ряд артистов имеют райдер
Помимо стоимости выступлений у того или иного участника могут быть определенные требования и по оформлению места выступления, технических характеристик и даже кулинарных притязаний.
Чтобы концерт понравился зрителю, нужно много потрудиться. Ведь, как говорят: театр начинается с вешалки. Так и здесь. Либо доверить подготовку и проведение профессионалам, но за это придется заплатить, либо продумать план, учесть все детали и сделать хороший праздник. А зритель выразит свое мнение аплодисментами, и если ему понравится, обязательно придет еще раз.
