Как уничтожить документацию компании

В современное время, несмотря на активное развитие компьютерных технологий и инновации, на предприятиях и в организациях продолжают откладываться значительные массивы документации разных видов: бухгалтерской, банковской, кадровой, технической, строительной. И актуальными остаются слова небезызвестного персонажа Шарикова (М.В.Булгаков, «Собачье сердце») о том, что «человеку без документов строго воспрещается существовать». Однако время идет, работа в организациях кипит, растут и кипы бумаг — находка для шпионов и радость арендодателей. А вместе с тем, различные виды документов имеют разные сроки хранения. Так рано или поздно встает вопрос: Как уничтожить документацию компании?

Шредирование документацмм

Современное законодательство обязывает все учреждения обеспечивать сохранность архивной документации до того, как сроки их хранения истекут. Часть из них, например, кадровые документы, придется рано или поздно, а точнее, по ликвидации, сдавать в муниципальные архивы. Однако, если в госучреждениях порядок с документами обусловлен действием специальных делопроизводственных инструкций, номенклатур, регламентов учета, а также наличием архивных специалистов (архивариусов), то негосударственные компании, зачастую, не предусматривают отдельную штатную единицу под специалиста по архивной работе и в скором времени сталкиваются с проблемой накопления больших объемов документации и острой необходимостью отбора части ее к уничтожению.

С проблемой, обозначенной как «ХРАНИТЬ НЕЛЬЗЯ УНИЧТОЖИТЬ», сегодня можно разобраться двумя способами: провести уничтожение ненужной документации своими силами или привлечь сотрудников специализированных архивных компаний для работы «под ключ».

Безусловно, работа профессиональных архивариусов, скорее всего, будет более качественной и быстрой, однако и стоимость таких работ отнюдь не обрадует своей дороговизной, особенно, если работать привлекаемым со стороны сотрудникам придется в ограниченные сроки или во вредных условиях труда (подвалах, не отапливаемых складах, запыленных помещениях).

Поэтому, если перед организацией не стоит вопрос быстрого освобождения занимаемых архивом площадей, специалисты, состоящие в штате организации, вполне могут справиться с поставленной задачей собственными силами, четко соблюдая приведенные ниже этапы уничтожения документации.

Формирование Экспертной группы (комиссии)

По архивному законодательству, начало работ по разбору документального фонда происходит после оформления приказа руководителя о формировании Экспертной группы (комиссии) для проведения разбора архива документации и уничтожения документов, время хранения которых истекло. Экспертная группа (комиссия) включает в себя четыре или пять сотрудников, занимающих руководящие должности в подразделениях, в которых и образуются основные массивы документов. Так, в составе группы могут быть: руководитель организации (обязательно, как председатель), главный бухгалтер (при разборе архива бухгалтерии), главный инженер (в случае разбора архива технических, строительных или проектных документов), начальник отдела кадров (если затрагиваются документы по кадрам), начальник секретариата (заведующий делопроизводством), архивариус (специалист, непосредственно осуществляющий разбор документации).

Разбор документации

После формирования Экспертной группы архивариус начинает разбор документального фонда компании, выделяя документы, время хранения которых истекло. Данная процедура легко упрощается при наличии действующего перечня наименований документов с обозначенными сроками хранения (номенклатура дел). При отсутствии утвержденной номенклатуры дел, необходимо пользоваться специальными Перечнями документов с указанными сроками хранения. В настоящее время указанные справочники действуют по всей стране, размещены в свободном доступе, например, на сайте Главного архивного управления города Москвы.
Таким образом, используя перечни или действующую номенклатуру дел, архивариус проводит отбор документации, которую можно уничтожить.

С особой внимательностью следует отнестись к документам по основной деятельности организации, переписке и документам научно-технического архива (если он есть), требующим обязательного полистного просмотра.

Составление и подписание акта о выделении документации к уничтожению

По завершении разбора документации архивариус обязательно составляет акт о выделении дел к уничтожению, представляющий собой список отобранных документов (дел), с указанием их крайних дат, положенных сроков хранения, а также пунктов примененных нормативных перечней, являющихся основанием к утилизации.

Проект акта передается на рассмотрение членам Экспертной группы, визируется и утверждается ее председателем.

Утилизация макулатуры

Все включенные в акт документальные материалы считаются макулатурой, как правило, изымаются из папок, формируются в связки и откладываются в отдельно отведенном месте. Дальнейшая работа архивариуса связана с выбором утилизационной компании, которая, используя собственные ресурсы, физически уничтожит отобранную макулатуру одним из существующих способов: сжиганием, шредированием, методом химической обработки.

Важно заметить, что многие утилизационные компании, осуществляют сбор макулатуры на бесплатной основе, а иногда и доплачивают своим клиентам за значительные объемы.

Факт уничтожения макулатуры подтверждается квитанцией об утилизации, которая обязательно должна быть выдана утилизационной компанией по окончании работ.

Таким образом, проблема с уничтожением документации считается решенной. Акт о выделении дел к уничтожению вместе с квитанцией об их утилизации имеют постоянный срок хранения и являются законным основанием к непредоставлению документов, запрашиваемых судебными, налоговыми и другими инстанциями в ходе дальнейшей деятельности организации.